jorislobwPrivacybeleid Scouting Sint Joris Breda

 

Scouting Sint Joris Breda verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

 

Privacystatement

In het privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Sint Joris Breda via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

 

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier. Onze ledenadministratie registreert de inschrijving via Scouts Online. Het papieren inschrijfformulier wordt bewaard i.v.m. de machtiging tot afschrijving van de contributie tot maximaal 1 jaar na uitschrijving. Voor SOL zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

 

Uitschrijving is mogelijk door een mail te sturen naar de teamleider of het algemene emailadres van Scouting Sint Joris (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). De uitschrijving wordt daarna door de ledenadministratie verwerkt in SOL.

 

(Gezondheids)formulieren speltak, activiteiten en kampen
Scouting Sint Joris  hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Voor activiteiten zoals een reguliere opkomst, een overnachting of een kamp is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de (jeugd)leden beschikt over informatie over onder andere de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik, maar ook zwemdiploma’s en andere nuttige info. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een speltak-/kampformulier. Deze wordt ingevuld door de ouders/verzorgers en ingeleverd bij de (bege)leiding. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een map in een afgesloten kast van de speltak. Digitaal wordt deze, indien gewenst, opgeslagen in Onedrive of Google Drive. Dit doen we zodat de bege(leiding) altijd toegang heeft tot de lijst wanneer dit noodzakelijk wordt geacht.
Het formulier wordt direct vernietigd en digitaal verwijderd na afloop van de lidmaatschap van het (jeugd)lid of het betreffende kamp. De (bege)leiding deelt de inhoud van het formulier uitsluitend met derden, indien daar medische noodzaak voor is.

 

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van aanmeldformulieren. Afhankelijk van de activiteit wordt er gekozen voor een ander aanmeldsysteem:

ü  Via aanmeldbriefjes waarop de ouders/verzorgers moeten aangeven of hun kind wel of niet mee doet met de activiteit.

ü  Via SOL als het een landelijke activiteit is (bijvoorbeeld HIT of RSW).

ü  Via een inschrijflijst waarop de deelnemer kan invullen of hij wel of niet mee gaat met de activiteit.

 

Vergaderingen

Bij vergaderingen staat in de verslaglegging wie aan-/afwezig was bij de vergadering. De verslagen worden zowel op papier als digitaal bewaard. Hiervoor geldt de wettelijke bewaartermijn. Door het secretariaat worden de verslagen via de mail rondgestuurd naar de betreffende deelnemers.

 

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende incassomachtiging in. Dit maakt onderdeel uit van het inschrijfformulier. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in SOL. De medewerker administratie neemt de incassogegevens uit SOL over in de banklijst van internetbankieren. De voorzitter, penningmeester, medewerker administratie en ledenadministratie van de groep hebben beiden inzicht in de financiële gegevens.

 

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. Deze wordt bewaard in een afgesloten kast op het scoutinggebouw. In geval van nood kan de begeleiding de ouders/verzorgers van de (jeugd)leden zo bereiken. De contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De contactlijsten worden elk jaar na afloop van een scoutingseizoen vernietigd.

Deze lijsten zijn ook bij ontruimingen van belang zodat de (bege)leiding hiermee kan controleren of er nog leden zijn achtergebleven na een ontruiming.

 

Op de Google Drive staat een lijst met alle staf en overige vrijwilligers. Deze lijst wordt door de ledenadministratie bijgehouden.

 

(Online) media

Scouting Sint Joris Breda maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Sint Joris Breda en als herinnering. De foto’s en verhalen worden met regelmaat op onder andere Facebook, in kranten en in het landelijke scouting magazine geplaatst. Namen zullen uitsluitend bij bijzondere gelegenheden, indien functioneel, worden genoemd. Denk hierbij aan het uitreiken van een waarderingsteken.

 

Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en verspreiden van beeldmateriaal van het betreffende (jeugd)lid. Toestemming is altijd in te trekken.

 

Gebruik cookies

Op www.scoutingsintjoris.nl  worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analyticus). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

 

Overige lijsten

Scouting Sint Joris Breda heeft net als alle andere verenigingen ook een aantal losse lijsten met daar op onder andere namen van staf, kinderen en andere vrijwilligers. Denk hier bij aan:

Ø  Oudledenlijst: Oud leden worden soms gevraagd om te helpen bij activiteiten en voor ledenwerving.

Ø  Insigneboek/-lijst: Als kinderen bepaalde eisen halen kunnen ze insignes verdienen. Om bij te houden wie aan welke eisen voldoet gebruiken speltakken daarvoor een lijst.

Ø  Bestellijsten: Met enige regelmaat bestellen we spullen voor onze leden. Om bij te houden wie welke items heeft besteld worden er zowel digitale als papierenlijsten bijgehouden.

Al deze lijst wordt na gebruik vernietigd.

 

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het protocol ‘datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

 

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Sint Joris Breda binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

 

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Sint Joris Breda is terug te vinden op www.scoutingsintjoris.nl

 en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..